Zdecydowałeś się rozpocząć działalność jako samodzielny przedsiębiorca i założyć firmę? MagdaFisc chętnie pomoże ci w rozpoczęciu działalności. Ale co tak naprawdę trzeba zrobić? Odpowiedź zależy od różnych kwestii:

Sektor, w którym zamierzasz działać, jest istotny, aby sprawdzić, czy będą potrzebne dodatkowe pozwolenia czy ubezpieczenia. To krok, który najlepiej jest wcześniej przemyśleć, aby uniknąć niespodzianek.

Będziesz musiał także dokonać wyboru: Czy założyć jednoosobową działalność gospodarczą czy spółkę? Obie formy mają swoje zalety i wady. Jednoosobowa działalność gospodarcza jest łatwa do założenia i tańsza, ale w dłuższej perspektywie czasowej może być nieco droższa, ponieważ stawki podatkowe w podatku dochodowym od osób fizycznych szybko rosną. Ale nie martw się, MagdaFisc pomoże ci podjąć decyzję po wykonaniu odpowiedniej symulacji.

Nie zapomnij także otworzyć konta firmowego (nawet jeśli planujesz założyć działalność jednoosobowa mimo iż nie ma takiego wymogu prawnego). Ważne jest żeby wydatki firmowe i prywatne były rozdzielone. Numer rachunku twojej spółki musi zawsze znajdować się na wszystkich dokumentach handlowych (takich jak faktury).

Czy masz już nazwę dla swojej firmy? Spółka musi mieć nazwę handlową. Nazwa handlowa dla jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest obowiązkowa, ale jeśli budujesz markę, warto ją uwzględnić jako nazwę handlową w Kruispuntbank van Ondernemingen (odpowiednik Polskiego KRS). Możesz to później zmienić ale wiąże się to z dodatkowym kosztem.

Niezależnie od tego, czy wybierzesz jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę, musisz dołączyć do funduszu ubezpieczeń społecznych (działalność drugorzędna – bijberoep lub główna działalność – hoofdberoep). Twoja firma musi zostać zarejestrowana w w Kruispuntbank van Ondernemingen dopiero wtedy otrzymasz unikalny numer w rejestrze handlowym.

Przy zakładaniu spółki z o.o. lub S.A. będzie trzeba przygotować plan finansowy, przedstawić zaświadczenie bankowe (otwarcie konta firmowego- zablokowanego do momentu podpisania aktu notarialnego), opracować statuty. Następnie notariusz sporządzi akt założycielski spółki. Spółkę jawną lub komandytową można założyć natomiast bez udziału notariusza.

Kolejny krok to aktywacja numeru VAT. Numer VAT jest taki sam jak numer przedsiębiorstwa, ale z dodanym BE na początku. MagdaFisc lub biuro obsługi przedsiębiorców chętnie ci w tym pomogą.
Czy jesteś już zarejestrowany w funduszu ubezpieczeń społecznych? Musisz dołączyć do wybranego ubezpieczyciela zdrowotnego lub do regionalnej służby Kasowej Pomocy na Wypadek Choroby lub Inwalidztwa.

Nie chcesz sam wszystkiego załatwiać?
MagdaFisc z przyjemnością pomoże ci w rozpoczęciu działalności!

Faktura musi zawierać szereg obligatoryjnych elementów:

• Unikalny kolejny numer faktury, który musi być zgodny z przyjęta numeracją,
• Dane identyfikacyjne twojej firmy: Nazwa firmy, numer identyfikacyjny firmy (NIP), adres, numer konta bankowego, itp.
• Dane klienta: Nazwa firmy klienta, numer identyfikacyjny firmy (NIP), adres, itp.
• Data wystawienia faktury.
• Termin płatności: Określ datę, do której faktura powinna zostać uregulowana.
• Opis dostarczonych produktów lub usług.
• Ilość i cena jednostkowa dostarczonych produktów lub usług.
• Kwota netto: Cena jednostkowa pomnożona przez ilość.
• Stawka podatku VAT i kwota podatku: Określ stawkę podatku VAT i oblicz kwotę podatku.
• Kwota brutto: Kwota netto plus kwota podatku VAT.
• Ewentualne rabaty: Uwzględnienie ewentualnych zniżek lub rabatów.
• Numer referencyjny do innych faktur (jeśli za jeden produkt lub usługę wystawiona jest więcej niż jedna faktura)
• Adres obiektu (w przypadku sektora budowlanego).
• Dodatkowe informacje lub oznaczenia: Na przykład, informacje o zastosowaniu stawki 6% podatku VAT w sektorze budowlanym, sprzedaży w systemu marży, sprzedaży samochodu, itp…

Załączanie ogólnych warunków handlowych jest zazwyczaj zalecane, chociaż nie zawsze jest to obowiązkowe. W ogólnych warunkach handlowych zawarte są istotne informacje dotyczące sposobu działania firmy oraz rozwiązania ewentualnych sporów.

faktura korygująca nie rożni się prawie od zwykłej faktury. W uproszczeniu można powiedzieć, że jest to faktura ujemna. Za pomocą faktury korygującej można korygować drobne błędy.:

• Numeracja: faktura korygująca może być numerowana razem ze zwykłymi fakturami, ale masz również możliwość nadania wszystkim fakturą korygującym oddzielnej numeracji. W ten sposób nota kredytowa może mieć swój własny numer.
• Słowo “faktura” jest zastąpione słowem “ faktura korygująca”.
• Na fakturze korygującej należy umieścić następujący tekst: “Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.” (Co oznacza ze VAT zostanie oddany do państwa w zakresie, w jakim początkowo został odliczony- dotyczy faktur kupna)

Bez względu na to, czy Twoja firma istnieje w formie jednoosobowej działalności gospodarczej czy spółki, zawsze musisz dostarczyć nam następujące dokumenty:

• Wszystkie faktury sprzedaży z ostatniego okresu (miesiąc lub kwartał);
• Wszystkie faktury zakupu z ostatniego okresu.
• Kasa (wydatki/przychody płacone gotówka na które są wystawione faktury KAS oraz takie bez faktur Dagontvangsten) (jeśli dotyczy).

Jeśli masz spółkę, musisz również dostarczyć:

• Wyciągi bankowe ze wszystkich rachunków firmowych. Jeśli będzie to możliwe, poproszę o aktywację systemu Coda w Twoim banku. Wówczas otrzymam dokumenty bankowe automatycznie.
• Wyciągi z karty kredytowej: historia wydatków z kart Visa lub Mastercard z ostatniego okresu.
• Rachunki papierów wartościowych: Wszystkie szczegóły dotyczące rachunków papierów wartościowych, lokat terminowych itp.
• Tabela spłaty nowych pożyczek zaciągniętych w ostatnim okresie.

Jak szybko i efektywnie mogę przetworzyć Twoje dane. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, które pomogą nam w lepszej współpracy:

• Sprawdź, czy wszystkie faktury są do mnie przesłane. Nie przesyłaj dokumentów podwójnie nie przesyłaj polecenia dostawy (leveringsbon) bądź faktur pro forma
• Faktury, które nie zostały jeszcze opłacone, również muszę zaksięgować, więc musisz je również przesłać.
• Dostarczaj wszystkie dokumenty na czas, najlepiej w pierwszym tygodniu po zakończeniu miesiąca lub kwartału:
  • Faktury zakupu
  • Faktury sprzedaży
  • Dzienny przychód wydatki/przychody płacone gotówka na które nie ma faktury
  • Kasa – wydatki/przychody płacone gotówka na które są wystawione faktury
  • Wyciągi z kart Visa lub Mastercard
  • Tabela spłat nowych pożyczek
• Paragony / Rachunki bez VAT – należy je opłacać z biznesowego konta. Muszę móc odnaleźć dokument dla każdej płatności.
• Jeśli masz wyciągi z wydatków za pomocą karty Visa/Mastercard, możesz mi je przesłać. Sprawdź każdą płatność, czy możesz do niej dołączyć dokument.
• Podpisz wszystkie pełnomocnictwa (coda, csam, …).
• …

Płatność salda VAT musi zawsze wpłynąć do administracji przed 20tym dniem miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego (miesiąc lub kwartał).

Wszystko musi być zatem przetworzone na czas, abyś mógł również terminowo zapłacić/ otrzymać saldo VAT.

Złożenie deklaracji musi być zrobione, innymi słowy, najpóźniej do 20go dnia miesiąca następującego po miesiącu lub kwartale, w którym miały miejsce transakcje.

Poproszę o podpisanie kilku pełnomocnictw za pośrednictwem CSAM (zarówno dla Twojej spółki, jak i dla Ciebie prywatnie). Dzięki tym pełnomocnictwom będę w stanie:

• Składać deklaracje VAT dla Twojej firmy;
• Składać deklaracje podatkowe dla spółki i osób fizycznych;
• Przeglądać dokumenty niezbędne do wykonywania moich obowiązków;
• Posiadać wgląd w rejestr beneficjentów rzeczywistych (UBO);
• …

Aby utworzyć pełnomocnictwo online (mandat), musisz posiadać aplikacje „itsme” lub czytnik kart.
Najpierw przejdź do następującego adresu internetowego: https://www.csam.be/nl/

Następnie wybierz opcję „Zarządzaj mandatami”. Na następnej stronie, znajduje się przycisk „Zarządzaj moimi mandatami podatkowymi”. Możesz na niego kliknąć.

Teraz zostaniesz przekierowany na stronę, na której będziesz musiał się zalogować. Możesz to zrobić za pomocą czytnika kart eID lub aplikacji Itsme.
Jeśli musisz utworzyć pełnomocnictwo dla swojej firmy, wybierasz opcję „zaloguj się w imieniu firmy”. Jeśli chodzi o pełnomocnictwo prywatne, wybierasz opcję „zaloguj się we własnym imieniu”.

W kolejnych oknach możesz wybrać typy pełnomocnictw, a jako udzielający pełnomocnictwa zaznaczasz siebie.

Pełnomocnika musisz znaleźć, wpisując i potwierdzając numer identyfikacyjny firmy MagdaFisc. Po kliknięciu „dalej” pojawi się nowe okno, w którym potwierdzisz wybrane pełnomocnictwo. Następnie zobaczysz potwierdzenie tego wyboru.

Często już utworzyłem pełnomocnictwa. W takim przypadku nie musisz całkowicie przestrzegać powyższego planu krok po kroku, ale po prostu będziesz mógł zaakceptować pełnomocnictwo, które już utworzyłem.

Jako księgowy podlegam przepisom ustawy z dnia 17 września 2017 r. dotyczącej zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu.

W skrócie oznacza to, że muszę zidentyfikować beneficjentów rzeczywistych i regularnie sprawdzać czy nie zaszły jakieś zmiany. Innymi słowy musze wiedzieć do kogo należą udziały/ zysk firmy oraz czy nie ma mowy o praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Bieżące należności podatkowe VAT powinny być wpłacane na następujący numer konta:
Dienst btw-ontvangsten Brussel
BE22 6792 0030 0047

Jeśli masz zobowiązanie wynikające z wyzerowania lub ostatecznego zamknięcia rachunku bieżącego lub w związku z kontrolą, należy używać oddzielnego numeru rachunku:

• Jeśli siedziba społeczna znajduje się w regionie Flandrii lub Brukseli (język niderlandzki):
  Dienst btw-ontvangsten Mechelen
  BE31 6792 0034 9355
• • Jeśli siedziba spółki znajduje się w regionie walońskim, regionie niemieckojęzycznym lub Brukseli (język francuski):
  Dienst btw-ontvangsten Namen
  BE42 6792 0034 9254

Zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych powinny być dokonywana na następujące konto bankowe:
Inningscentrum – Dienst voorafbetalingen
BE61 6792 0022 9117 (BIC: PCHQ BEBB)

Możesz również zalogować się na stronie MyMinfin aby dokonać przedpłaty Wtedy nie musisz szukać tytułu/ opisu przelewu ponieważ zostanie on w ten sposób wypełniony automatycznie.