Je hebt beslist om te starten als zelfstandige en een onderneming op te richten? MagdaFisc helpt je graag bij de opstart van je onderneming. Maar wat dient er nu eigenlijk allemaal te gebeuren? Dat antwoord is afhankelijk van verschillende keuzes die je maakt.

De sector waarin je actief zal zijn is van belang om na te gaan of er bijkomende vergunningen of verzekeringen nodig zullen zijn. Dit is een stap die je best op voorhand al even bekijkt om verrassingen te vermijden.

Je zal ook een keuze moeten maken: Opstarten als eenmanszaak of als vennootschap? Beide vormen hebben hun voordelen en nadelen. Een eenmanszaak is laagdrempelig en goedkoper om op te richten, maar op lange termijn niet de goedkoopste optie omdat de tarieven in de personenbelasting snel oplopen. Geen nood, MagdaFisc helpt je mee beslissen door een aantal gerichte vragen te stellen en het cijfermateriaal te simuleren. Samen komen we tot de beste keuze.

Vergeet zeker niet om ook een rekening te openen op naam van je onderneming. Ook voor eenmanszaken raden we dit aan om te doen, ook al is hier geen wettelijke verplichting voor. Het zorgt er wel voor dat je beroep en privé uitgaven gespreid blijven. Het rekeningnummer van je vennootschap moet steeds op alle handelsdocumenten (zoals facturen) worden vermeld.

Heb je al een bedrijfsnaam bedacht voor je onderneming? Een vennootschap dient sowieso een maatschappelijke naam te hebben. Een bedrijfsnaam als eenmanszaak is niet verplicht, maar als je een merk aan het opbouwen bent dan is het handig om dit mee als handelsbenaming op te nemen in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Dit kan je later nog wijzigen.

Ongeacht of je kiest voor een eenmanszaak of vennootschap: Je zal je moeten aansluiten bij het sociaal verzekeringsfonds als zelfstandige in hoofdberoep of bijberoep. Je onderneming zal ingeschreven moeten worden bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. Dit zorgt er voor dat je ook een uniek ondernemingsnummer zal toegekend krijgen.

Kies je voor een vennootschap dan kunnen er mogelijks nog enkele stappen bijkomen. Bij de oprichting van een BV of NV zal een financieel plan moeten opgesteld worden, een bankattest aangevraagd moeten worden, statuten worden uitgeschreven en zal een notaris je begeleiden bij de opmaak van de oprichtingsakte. Een CommV. of VOF kan daarentegen wel opgericht worden zonder de tussenkomst van een notaris.

Is je onderneming btw-plichtig? Dan zal het btw-nummer ook nog geactiveerd moeten worden. Het btw-nummer is net hetzelfde nummer als het ondernemingsnummer maar met BE ervoor. MagdaFisc of het ondernemingsloket helpen je hier wel graag bij.

Ben je aangesloten bij een sociaal verzekeringsfonds? Dan moet je je aansluiten bij een ziekenfonds naar keuze of bij een gewestelijke dienst van de Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering.

Lijkt dit allemaal een beetje overweldigend?
MagdaFisc zal je me plezier begeleiden in de opstart van je onderneming!

Een factuur moet bepaalde informatie bevatten dat wettelijk is vastgelegd. Anders is de factuur niet rechtsgeldig.

Wat moet er nu eigenlijk allemaal op een factuur staan?

• Een uniek volgnummer. Deze moeten doorlopend zijn.
• De gegevens waarmee jouw onderneming geïdentificeerd kan worden: De bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, adresgegevens, bankrekeningnummer, …
• De gegevens van je klant: De bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, adresgegevens.
• De datum waarop de factuur wordt opgemaakt.
• De datum waartegen de factuur moet betaald zijn (vervaldag).
• Een omschrijving van de geleverde dienst of product.
• Het aantal geleverde diensten of producten.
• De maatstaf van heffing (het bedrag exclusief BTW)
• Het btw tarief en het berekend btw bedrag op de factuur.
• De totaalprijs van de factuur (het bedrag inclusief btw)
• Eventuele kortingen (handelskorting of korting voor contante betaling).
• Een verwijzing naar andere facturen als voor dezelfde prestatie meerdere facturen uitgeschreven worden.
• Adresgegevens van de werf (indien je actief bent in de bouwsector).
• Bijkomende vermeldingen: Dit kunnen specifieke zaken zijn zoals voor het gebruik van het 6% tarief in de bouwsector of de verkoop onder de margeregeling of de verkoop van een personenwagen, enz …

Algemene voorwaarden neem je het best ook op, ook al is dat op zich geen verplichting. Hiermee kan je wel bepaalde discussies met je klant vermijden. In de algemene voorwaarden staan immers nuttige inlichtingen over je werkwijze en aanpak bij geschillen.

Een creditnota is qua opmaak bijna hetzelfde als een factuur. Eenvoudig gesteld is het een negatieve factuur. Via een creditnota kan je kleine foutjes corrigeren. Hier zijn de belangrijkste verschillen en aandachtspunten:

• Het volgnummer: Een creditnota mag mee doorlopen in de nummering van de normale facturen, maar je hebt ook de mogelijkheid om alle creditnota’s een aparte nummering mee te geven. Zo kunnen creditnota’s dus ook een eigen volgnummer hebben.
• Het woord factuur wordt vervangen door het woord “creditnota’.
• Er moet wel een bijzondere vermelding worden opgenomen: “Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.”

Ongeacht of je onderneming bestaat onder de vorm van een eenmanszaak of een vennootschap, volgende zaken zal je ons altijd dienen te bezorgen:

• Alle verkoopfacturen van de afgelopen periode (maand of kwartaal);
• Alle aankoopfacturen van de afgelopen periode.
• Het kasdagboek en dagontvangstenboek (indien van toepassing).

Vennootschappen mogen me ook bezorgen:

• Bankstukken: alle bankstukken van alle bedrijfsrekeningen. Daar waar het mogelijk is zal ik wel vragen om Coda te activeren bij je bank. Dan ontvang ik de bankstukken automatisch en heb je er geen werk aan!
• Visa-staten: alle visa- of mastercard uitgavenstaten van de afgelopen periode.
• Effectenrekeningen: Alle details van effectenrekeningen / termijnbeleggingen / …
• Aflossingstabel van nieuwe leningen die in de voorbije periode werden aangegaan.

Het verwerken van je dossier wil ik altijd zo snel én zo efficiënt als mogelijk doen. Zo kan de factuur ook zo laag mogelijk gehouden worden. Met onderstaande tips kunnen we elkaar goed helpen:

• Bekijk op voorhand of alle facturen aanwezig zijn. Vermijd dubbele facturen of leveringsbonnen.
• Facturen die nog niet betaald zijn moet ik ook verwerken, dus deze mag je ook doorsturen.
• Lever alle documenten tijdig aan, bij voorkeur in de eerste week na het verstrijken van de maand of het kwartaal:
  • Aankoopfacturen
  • Verkoopfacturen
  • Dagontvangsten
  • Kas
  • Visa of Mastercard uitgavenstaten
  • Aflossingstabel nieuwe leningen
  • …
• Ticketjes / Bonnetjes zonder BTW mag je gerust bundelen maar dien je met de zakelijke rekening te betalen. Ik moet voor elke betaling een document kunnen terugvinden.
• Als je visa/mastercard uitgavenstaten hebt dan mag je me deze ook bezorgen. Kijk elke betaling na of je hiervoor ook een document kan aan koppelen.
• Breng alle volmachten in orde (coda, csam, …).
• …

De betaling van een btw saldo moet altijd toekomen bij de administratie voor de 20ste in de maand na het verstrijken van de verlopen periode (maand of kwartaal).

Ik moet alles dus tijdig kunnen verwerken zodat je ook op tijd het btw saldo kunt voldoen.

De aangifte indienen moet m.a.w. ook uiterlijk gebeuren op de 20ste van de maand die volgt op de maand of het kwartaal waarin de handelingen hebben plaatsgevonden.

Ik zal vragen om via CSAM een aantal volmachten in orde te brengen (zowel voor uw vennootschap als uw privé).
Dankzij deze volmachten zal ik in staat zijn om:

• Btw-aangiftes in te dienen van uw onderneming;
• Aangiftes vennootschapsbelasting en personenbelasting in te dienen;
• Documenten te raadplegen die nodig zijn voor het uitoefenen van mijn taken;
• UBO-register te raadplegen;
• …

Om een mandaat (online volmacht) aan te maken zal je een middel moeten hebben om in te loggen op het portaal van de overheid.  Dit kan via de applicatie “itsme” zijn maar ook via je identiteitskaart en kaartlezer.

Surf eerst naar volgend internetadres: https://www.csam.be/nl/

Selecteer vervolgens de optie “Beheer van de mandaten”. Op de volgende pagina die verschijnt staat een knop “Beheer mijn fiscale mandaten”. Daarop mag je klikken.

Je zal nu omgeleid worden naar een pagina waarop je zal moeten inloggen. Dit kan via je eID kaartlezer of Itsme. 

Als je voor je onderneming een mandaat moet aanmaken, dan kies je voor aanmelden “in naam van een onderneming”. Als het om een privé mandaat gaat dan kies je de optie aanmelden “in eigen naam”.

In de daaropvolgende vensters kan je de mandaattypes selecteren en als mandaatgever vink je jezelf aan.

De mandaatnemer dien je op te zoeken door het ondernemingsnummer van MagdaFisc in te geven en te valideren. Wanneer je op “volgende” klikt zal je een nieuw venster te zien krijgen waar je het gekozen mandaat kan bevestigen. Nadien zie je hiervan nog een bevestiging.

Vaak zal ik de mandaten al hebben aangemaakt. Dan hoef je bovenstaand stappenplan niet geheel te volgen maar zal je eenvoudigweg het mandaat dat ik heb aangemaakt kunnen aanvaarden.

Als fiscaal accountant ben ik verplicht mij te houden aan de wet van 17/09/2017 ter voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Eenvoudig gezegd moet ik dus voor elke klant een onderzoek uitvoeren en kunnen bepalen wie de lasthebbers zijn en de uiteindelijke begunstigden moeten identificeren. Dit wordt dan gedaan aan de hand van je elektronische identiteitskaart, de statuten van je onderneming, enz…
Dit moet ik bijhouden en op regelmatige wijze opnieuw controleren.

De btw saldo’s die slaan op de periodieke aangiftes dienen betaald te worden op volgend rekeningnummer: 
Dienst btw-ontvangsten Brussel
BE22 6792 0030 0047

Als je een schuld hebt als gevolg van een opnulzetting of definitieve afsluiting van uw rekening courant (bijvoorbeeld een bijzondere btw rekening) of naar aanleiding van een controle dan moet er een apart rekeningnummer worden gebruikt:

• Als de maatschappelijke zetel in het Vlaams gewest of Brussel (Vlaamse taal) is gevestigd:
  Dienst btw-ontvangsten Mechelen
  BE31 6792 0034 9355
• Als de maatschappelijke zetel in het Waals gewest, het Duitstalig gewest of Brussel (Franse taal) is gevestigd:
  Dienst btw-ontvangsten Namen
  BE42 6792 0034 9254

De voorafbetaling van vennootschapsbelastingen dient te gebeuren op volgend rekeningnummer:
Inningscentrum – Dienst voorafbetalingen
BE61 6792 0022 9117 (BIC: PCHQ BEBB)

Tip: Je kan ook inloggen op MyMinfin en van daaruit je voorafbetaling uitvoeren! Dan hoef je niet speciaal de gestructureerde mededeling op te zoeken die je voor deze betalingen moet gebruiken.